Le service interministériel des archives de France (ci-après « le SIA ») a publié un référentiel de conservation le 6 janvier 2021 portant préconisations de sélection et de conservation des documents des marchés publics.
Rappelons qu’aux termes de l’article L. 211-1 du Code du patrimoine les archives sont définies comme « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ».
Le SIA rappelle que les documents produits dans le cadre des marchés publics sont considérés comme des archives publiques.
A cet égard, les articles R. 2184-12 et R. 2184-13 du Code de la commande publique prévoient l’obligation pour les acheteurs de conserver les candidatures et les offres et les documents relatifs à la passation du marché ainsi que ses pièces constitutives pendant une durée minimale.
Le référentiel donne des préconisations relatives aux durées d’utilité administrative, qu’il définit comme « le laps de temps durant lequel les services doivent conserver les documents qu’ils ont produits dans le cadre de leurs activités, parce que ces derniers, bien que n’étant plus d’utilisation courant, revêtent encore un intérêt administratif ». Ces recommandations tiennent compte des récentes évolutions normatives.
Il est ainsi préconisé de conserver durant :
- 5 ans à compter de la date de notification du marché les pièces relatives à la procédure de passation, les candidatures et les offres non retenues ;
- 10 ans à compter de la date de fin d’exécution du marché (paiement du solde) les pièces relatives à la procédure d’exécution considérées comme des pièces constitutives de marché, entrant dans le cadre des pièces justificatives comptables.
Toutefois, la durée de conservation peut être allongée pour les dossiers identifiés « à risques ». En effet, le guide identifie trois matières pouvant faire l’objet d’un allongement de la durée d’utilité administrative :
- En matière pénale, le référentiel préconise d’envisager un allongement de la durée « pour se prémunir contre les risques de poursuite voire de condamnation pour des délits (favoritisme, prise illégale d’intérêt) ou des crimes (faux en écriture publique) liés au processus des marchés publics ». Depuis la loi n° 2017-242 du 27 février 2017, les délais de prescription sont de 6 ans pour les délits et de 20 ans pour les crimes à compter du jour où l’infraction a été commise ;
- En matière environnemental, « dans les cas où des travaux d’ampleur sont réalisés sur des bâtiments (construction, modification structurelle, etc.), il peut être intéressant de conserver les documents liés à ces marchés durant toute la vie du bâtiment». Par ailleurs, l’article L. 152-1 du Code de l’environnement prévoit un délai de prescription de 10 ans pour les dommages causés à l’environnement.
- En matière intellectuelle, « Pour tout marché public nécessitant une transmission de droits de propriété intellectuelle, l’acheteur veille à organiser contractuellement la concession ou la cession de ces droits. Dans ce cas, les documents comportant ces dispositions doivent être conservés pendant toute la durée correspondant aux droits ainsi obtenus par l’acheteur.
Lorsque cette durée correspond par exemple à la durée légale des droits d’auteur, aujourd’hui fixée à 70 ans à compter du décès de l’auteur ou du décès du dernier vivant des collaborateurs, il est suggéré une durée de conservation de 140 ans à compter de la concession ou la cession des droits (c’est à dire à la notification du marché)».
A l’issue de la durée de conservation, les documents sont soit éliminés, soit transférés vers le service d’archives compétent pour conservation définitive à des fins historiques, mémorielles et patrimoniales. Etant précisé que toute élimination (papier ou électronique) doit être autorisée par la personne en charge du contrôle scientifique et technique sur les archives publiques.