Précisions sur l’archivage des marchés publics issus de la dématérialisation des procédures de passation de certains marchés publics à la suite de la réforme du droit de la commande publique

Précisions sur l’archivage des marchés publics issus de la dématérialisation des procédures de passation de certains marchés publics à la suite de la réforme du droit de la commande publique

Une réponse parlementaire du ministère de la Culture vient préciser les modalités d’archivages des marchés publics issus de la dématérialisation des procédures de passation.

La nécessaire précision des modalités d’archivage des pièces des marchés publics obligatoirement dématérialisées

Les articles L. 211-1 à L. 211-4 du code du patrimoine prévoient que tous les documents produits et reçus dans le cadre du processus des marchés publics, par les collectivités territoriales notamment, ont le statut d’archives publiques.

A cet égard, les collectivités territoriale sont tenues d’en assurer l’archivage et la conservation dans les délais prévus et rappelés dans le guide de conservation publié en janvier 2021 par le service interministériel des archives de France.

Ce guide sur le cycle de vie des documents issus des marchés publics préconise de conserver les documents de marchés, parce que ces derniers, bien que n’étant plus d’utilisation courante, revêtent encore un intérêt administratif pendant :

  • 5 ans à compter de la date de notification du marché pour les pièces relatives à la procédure de passation, les candidatures et les offres non retenues (détaillées au 3.1 de l’annexe 1 et en annexe 2).
  • 10 ans à compter de la date de fin de l’exécution du marché (paiement du solde) pour les pièces relatives à la procédure d’exécution (détaillées au 3.2 de l’annexe 1) 7 et en annexe 2) considérées comme des pièces constitutives de marché, entrant dans le cadre des pièces justificatives comptables.

Se pose ainsi la question des modalités d’archivage des pièces des marchés publics obligatoirement dématérialisées.

En effet, et comme le rappelle le député Cédric Perrin dans le cadre de sa question parlementaire « l’investissement dans une solution d’archivage électronique étant assez coûteuse, ces collectivités s’interrogent quant à l’obligation de « rematérialiser » les documents en les imprimant pour les conserver sous format papier ».

Aussi, il demande au ministre de la Culture de confirmer ou infirmer si une simple numérisation peut suffire et de l’informer de la valeur probante de ces documents.

Les modes d’archivages envisageables pour les collectivités territoriales

Le ministère de la Culture rappelle qu’une collectivité peut envisager plusieurs modes d’archivage qui lui permettent de répondre à des conditions d’authenticité et d’intégrité :

  • La conservation dans un système d’archivage électronique répondant aux exigences de la norme Z 42-013 qu’elle met directement en œuvre ou élaboré par une autre collectivité avec laquelle elle mutualiserait l’archivage, externalisation auprès d’un tiers-archiveur agréé.
  • La conservation sur le profil d’acheteur lorsque celui-ci y consent, la mise en place d’un espace de stockage sécurisé avec notamment accès restreints et recours à un système d’empreintes (compte-tenu de la durée de conservation relativement limitée des documents de marché public, ces solutions peuvent être envisagées selon ministère, mais, il précise que, dans ce cas, la valeur probante des documents sera moins susceptible d’être reconnue par le juge).

En outre, au regard des termes de l’article 1 du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016, pris en application de l’article 1379 du code civil qui considère la copie fiable comme une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’original, et sous réserve d’une jurisprudence à venir, le ministère conclut que la rematérialisation ne peut être considérée comme une copie présumée fiable des actes originaux signés électroniquement dans la mesure où « les données qui permettent de vérifier la signature électronique et qui sont partie intégrante de l’original ne peuvent être rematérialisées ».

La copie numérique de documents originaux au format papier n’est, quant à elle, présumée fiable que si sont respectées certaines conditions techniques détaillées aux articles 2 à 6 du décret précité.

Dans ces deux cas, le ministère considère donc que c’est au juge qu’il reviendra de statuer sur la valeur probante des écrits présentés, dont la fiabilité ne peut être présumée.

Sur les possibilités d’extension du programme interministériel d’archivage numérique VITAM aux collectivités territoriales

Le programme Vitam pilote un projet visant à la mise à disposition d’un service complet d’archivage électronique, associant outil logiciel et hébergement, au profit des ministères porteurs du projet (ministère de la culture, ministère de la transition écologique et ministères sociaux). “Vitam accessible en service” (VaS) qui sera progressivement ouvert à l’automne aux autres ministères et à leurs opérateurs.

Le service est basé sur des outils de l’État (cloud ministériel, accès passant par le réseau interministériel de l’État) mais son ouverture aux collectivités territoriales n’est toutefois pas envisagée, pour le moment.

Rép. à Question parlementaire n° 23503 de M. Cédric Perrin, publiée JO Sénat du 2 septembre 2021

 

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