Saisie d’une demande de communication de documents d’urbanisme, une commune est parfaitement fondée à externaliser la reproduction des documents sollicités par un prestataire et à répercuter le coût exact au demandeur

A l’occasion d’une question écrite portant sur la saisine d’une commune de demandes de communication de documents en matière d’urbanisme, la sénatrice Madame Christine Herzog a interrogé le ministère de la cohésion des territoires et des relations avec les collectivités territoriales aux fins de savoir si une commune peut imposer aux administrés ayant formé une telle demande de faire établir préalablement par une entreprise de reproduction un devis pour la reproduction des plans. Une telle situation permettrait au service d’urbanisme de communiquer directement à l’entreprise de reproduction les documents dont la duplication est sollicitée, à charge ensuite pour l’administré d’en prendre possession auprès d’elle.

Par une réponse publiée au JO Sénat le 5 septembre 2019, le ministère de la cohésion des territoires et des relations avec les collectivités territoriales a commencé par rappeler les principes applicables au droit à la communication des documents administratifs. En effet, en vertu des dispositions prévues par l’article L.311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l’accès aux documents administratifs peut s’exercer, « au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration », de quatre manières différentes :

  • Soit, par consultation gratuite sur place ;
  • Soit, par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ;
  • Soit, par publication des documents en ligne des informations publiques ;
  • Enfin, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document.

En outre, au ministère de préciser en application de l’article R. 311-11 du même code, que « les frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d’envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur ».

Ces dispositions rappelées, le ministère considère, en application des avis rendus par la Commission d’accès aux documents administratifs, que lorsque l’administration doit externaliser la réponse à la demande de communication de documents administratifs du fait de ses propres contraintes techniques, elle peut elle-même faire établir un devis auprès d’un prestataire extérieur spécialisé dans la reproduction.

Dès lors, il incombe à l’administration d’adresser le devis au demandeur, afin que ce dernier décide ou non de donner suite à sa demande (avis n° 20152747, séance du 09/07/2015, Mairie de Mandres-les-Roses).

Et, dans l’hypothèse où le demandeur formaliserait son accord à l’administration, cette dernière pourra alors lui facture le prix exact de la reproduction des pièces par le prestataire extérieur.

En s’en tenant toujours à l’appréciation de la CADA, le ministère conclut que la présentation d’un devis au demandeur est une formalité essentielle, et qu’à défaut l’administration est réputée opposer un refus de communication : « en l’absence de devis préalable ou d’indications suffisantes de ce devis justifiant le montant réclamé pour réaliser les copies, ou encore la présentation d’un devis dont le montant serait manifestement excessif, sont assimilables à un refus de communication de la part de l’administration qui a été saisie » (avis n° 20161394, séance du 12/05/2016, Mairie de Villeneuve-Saint-Georges).

Rep. Min. à Q.E n° 09717, JO Sénat 5 septembre 2019, p. 4509